În procesul de recrutare este important să stabilim o serie de etape pe care le parcurge persoana interesată de funcția vacantă, din momentul când interacționează cu anunțul de recrutare până devine angajat.

În general etapele de recrutare se stabilesc în dependență de funcție, profilul candidatului potrivit și metoda de recrutare utilizată. Procesul de recrutare poate conține atâtea etape câte sunt necesare pentru a selecta persoana potrivită.

Așa cum dintr-o etapă de selecție în alta trec tot mai puțini candidați, se observă clar cum pâlnia se îngustează până ajunge la etapa de angajare, acest proces fiind numit pâlnie de recrutare.

Este important să monitorizăm procesele de recrutare pentru fiecare funcție prin analiza procentului de candidați care trec de la o etapă în alta, dar mai cu seamă prin evaluarea procentului de candidați care se transformă din vizitatori în angajați.

Acest indicator se numește conversia pâlniei de recrutare, indicator ce ne oferă informații cantitative și valoroase pentru a lua decizii obiective când vine vorba de:

• sistematizarea procesului de recrutare (stabilirea etapelor clare elimină haosul, responsabilizează și asigură un proces obiectiv, egal pentru toți candidații.);
• îmbunătățirea procesului de selecție (ex. poate fi cazul să identificăm că una din etapele din pâlnie nu este relevantă deoarece îngreunează procesul de aplicare pentru o anumită categorie de potențiali candidați, astfel avem o conversie foarte mică din vizitatori în aplicanți.);
• identificarea celor mai eficiente metode de recrutare (ex. putem constata că una din metodele de recrutare pe care o implementăm pe parcursul unei perioade de timp ne dă o conversie zero din aplicanți în angajați.);
• optimizarea metodelor de selecție (ex. putem înțelege că ar fi mai eficient să utilizăm pentru preselecție o metodă online ce nu implică mult timp din partea aplicatului și nici din partea recruiter-ului.);
• controlul calității procesului de recrutare (ex. putem observa o discrepanță în conversia dintre vizitatori și intervievați, cauze: ar putea fi că nu s-a elaborat obiectiv profilul candidatului potrivit sau este necesară o îmbunătățire a anunțului de angajare.);
• planificarea resurselor umane (ex. putem observa că există o intrare mai mare de candidați în anumite perioade ale anului);
• evaluarea performanței recruiter-ului sau a întregului departament HR (ex. dacă acest indicator este unul relevant și a fost stabilit ca obiectiv, evaluat periodic pentru oferirea unor bonusuri.).

Conversia pâlniei de recrutare se monitorizează permanent prin raportarea numărului de persoane ce trec prin fiecare etapă de recrutare. Astfel putem monitoriza conversia din 2 etape: din angajați în vizitatori.

Iată câțiva pași de calcul a procentului de conversie a vizitatorilor unui anunț de recrutare în angajați.

1. Identificarea numărulului de vizitatori pentru fiecare anunț de angajare;
2. Identificarea numărului de angajați pentru fiecare anunț;
3. Împărțirea numărului total de angajați la numărul total de vizitatori;
4. Exprimarea rezultatului ca procent.

În baza acestui indicator putem elabora rapoarte complexe, în care să evaluăm atât conversia în pâlnie pentru fiecare etapă de recrutare cât și divizat per sursă de recrutare.

Exemplu:

În acest an, compania a recrutat 50 de angajați pe poziții precum: agent vânzări, operator de date, contabil.

În acest exemplu, calculăm conversia pentru agentul de vânzări.

Au fost angajați 20 de agenți de vânzări, folosind 3 metode de recrutare. Pâlnia de recrutare este structurată în 5 etape.

Observăm că metoda de recrutare LinkedIn ne-a oferit o conversie mult mai mare din vizitatori în angajați, comparativ cu celelalte 2 metode de recrutare. Se observă clar și faptul că pe LinkedIn găsim aplicanți care sunt mai compatibili profilului candidatului potrivit.

Totodată, avem o conversie bună a aplicanților în intervievați la fiecare metodă de recrutare. Deci, vom utiliza în continuare toate metodele de recrutare. Se recomandă chiar de analizat dacă site A și site B oferă posibilitatea de a crește numărul de vizitatori.

Pentru a genera un astfel de raport este important să îndeplinim aceste condiții:

• să avem un mecanism de evaluare a numărului de oameni care vizualizează anunțul de recrutare;
• să înregistrăm fiecare intrare de aplicanți;
• să ținem evidența candidaților la fiecare etapă de recrutare;
• să utilizăm formulele de calcul pentru a genera indicatorul de conversie.

În ajutor ne poate veni un excel, în care structurăm pâlnia și asigurăm îndeplinirea condițiilor sus numite.

Sau, putem să ne bazăm pe un sistem de automatizare a procesului de recrutare, precum este ROCMAN.

Solicită o prezentare a sistemului ROCMAN pentru a vedea cum poți îmbunățăți pâlnia de recrutare aici: https://www.rocman.org/#presentation sau apelează-ne la +373 60 19 08 19.